Handbuch Reisekosten 2017
Dieses Standwardwerk für Travelmanager ist ab 30.11.2017 lieferbar! Herausgeber des Handbuchs Reisekosten 2017 ist Dipl.-Betriebswirt und Leiter der Hamburger Albertakademie, Uwe Albert.
Das von der Hamburger Albertakademie herausgegebene Handbuch auf CD-ROm enthält sämtliche neuen Gesetze, Verwaltungsanweisungen und BFH-Urteile auf neuesten Stand, die zur Gewährung und Abrechnung erforderlich sind.
Ergänzt werden die Inhalte durch praktische Abrechnungsfälle für Reisen ins In- und Ausland sowie bei Gewährung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber.
Es beinhaltet natürlich auch den Gesetzestext und die Kommentierung der Reisekostenreform 2017sowie alle BMF-Schreiben zur Anwendung des Reisekostenreformgesetzes.
Das Handbuch Reisekosten 2017 gehört an jeden Arbeitsplatz eines Travelmanagers, es berücksichtigt alle wichtigen und aktuellen Urteile des Bundesfinanzhofs in vollem Wortlaut sowie sämtliche darauf bezogenen Veröffentlichungen der Finanzverwaltung.
Zusätzlich finden Sie im Handbuch Informationen zur Besteuerung von Tagungsreisen, Incentive-Reisen, gemischten Reisen, Teambuildingmaßnahmen, sowie ausführliche Informationen zum Bundesreisekostengesetz, Umzugskostengesetz, zur Auslandsumzugskostenverordnung, zur Pkw-Nutzung sowie ein Muster für eine Reisekostenrichtlinie und Hinweise zum Vorsteuerabzug.
Darüber hinaus enthält das Handbuch Reisekosten 2017 ein Reisekosten-Lexikon, in dem anhand praktischer Beispiele die Abrechnung von Reisen und doppelter Haushaltsführung dargestellt wird.
Bei Vollausdruck beträgt der Umfang ca. 2.300 Seiten im Format DIN A4.
Handbuch Reisekosten 2017: insgesamt 2184 Seiten auf CD-Rom
Preis: 59 Euro, einschl. Versandkosten und Umsatzsteuer.
Informationen zur letzten großen Reisekostenreform
Das aktuelle Reisekostenrecht gilt seit Jahresbeginn 2014. Das Einkommensteuergesetz wurde dadurch zum Teil erheblich geändert. Zur Erläuterung dieser gesetzlichen Regelungen hatte das Bundesfinanzministerium am 30.9.2013 ein ca. 60 seitiges Anwendungsschreiben veröffentlicht. Darin wurden die gesetzlichen Vorschriften aus Sicht der Finanzverwaltung beschrieben.
Da bei der praktischen Umsetzung jedoch zahlreiche Problemfälle und Zweifelsfragen aufgetaucht sind, hat das Bundesfinanzministerium jetzt ein aktualisiertes Anwendungsschreiben zur Reisekostenreform 2014 veröffentlicht. Darin enthalten ist eine Vielzahl von neuen Regelungen gegenüber dem alten Schreiben, welches nun außer Kraft getreten ist.
Das neue BMF-Schreiben enthält u.a. Änderungen zu
- Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte
- Baucontainer als erste Tätigkeitsstätte
- Verpflegungsmehraufwand bei zweitägigen Reisen ohne Übernachtung,
- Dreimonatsfrist,
- Mahlzeiten im Flugzeug,
- Snacks oder Imbiss als Mahlzeit
- Abgrenzung von Frühstücks- und Mittagsmahlzeiten
- Maklerkosten bei Anmietung einer Wohnung anlässlich einer doppelten Haushaltsführung
- 48-Monatsfrist bei Unterkunftskosten
Sämtliche Neuregelungen sind rückwirkend zum 1. Januar 2014 anzuwenden.
Eine Ausnahme bilden lediglich die neuen Regelungen zur Bewertung üblicher Mahlzeiten im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff. Hier hat der Gesetzgeber noch einen Spielraum bis zum 01.01.2015 eingeräumt.
“Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die z. B. im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird. Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Lediglich dann, wenn z. B. anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine Mahlzeiten unentgeltlich angeboten werden, liegt keine Mahlzeitengestellung vor.”
(Quelle: Bundesfinanzministerium, ergänztes Einführungsschreiben zur Reisekostenreform 2014 vom 24. Oktober 2014, IV C 5 – S 2353/14/10002)
Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand ab 1.1.2014
Höhe des Pauschbetrages an einem Kalendertag, an dem eine Auswärtstätigkeit mit Übernachtung beendet und eine weitere neu begonnen wird
Das ab 1.1.2014 geltende neue Reisekostenrecht sieht in § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr.2 EStG vor, dass der Betrag von jeweils 12 Euro für den An- und Abreisetag steuerfrei gezahlt werden kann, wenn der Arbeitnehmer auswärts übernachtet.
Fraglich ist bei dieser Formulierung, wie zu verfahren ist, wenn an einem Kalendertag eine Reise beendet und zugleich eine neue begonnen wird.
Beispiel:
Der Mitarbeiter kehrt am 13. Januar 2014 von einer Auswärtstätigkeit mit Übernachtung zurück und beginnt am selben Tag eine weitere Auswärtstätigkeit mit einer Übernachtung.
Können dann 2 x 12 Euro steuerfrei gezahlt werden oder nur 1 x 12 Euro?
Das Bundesinnenministerium (BMI) und das Bundesfinanzministerium (BMF) vertreten hierzu die Auffassung, dass pro Kalendertag nur einmal 12 Euro steuerfrei gezahlt werden können.
In unserem Beispiel kann der Arbeitsgeber also für den 13. Januar nur 1 x 12 Euro steuerfrei erstatten, für den 14. Januar (Abreisetag) dann ebenfalls 1 x 12 Euro.
Wir empfehlen bei der Abfassung Ihrer Reiserichtlinien diese Auffassung des BMI und BMF zu berücksichtigen
Neuregelung bei der Besteuerung von Betriebsveranstaltungen aufgrund der geänderten BFH-Rechtsprechung
In Kürze stehen die jährlich stattfindenden Weihnachtsfeiern mit den Mitarbeitern des Unternehmens an. Da kommt sofort die Frage auf, ob die Teilnahme an der Veranstaltung zur Lohnsteuerpflicht führt.
Arbeitnehmer, die an einer vom Arbeitgeber veranstalteten Betriebsveranstaltung teilnehmen können jetzt aufatmen: künftig ist die Teilnahme in der Regel steuerfrei. Grund. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat am 16.5.2013 seine Rechtsprechung erheblich geändert.
Bisher galt aufgrund der BFH-Rechtsprechung und der Lohnsteuerrichtlinien:
- Die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung führt zu einer Lohnsteuerpflicht beim Mitarbeiter, wenn es sich nicht um eine übliche Betriebsveranstaltung handelt.
- Üblich ist eine Betriebsveranstaltung, wenn
- die gesamten Aufwendungen des Arbeitgeber für die Betriebsveranstaltung geteilt durch die teilnehmenden Mitarbeiter die Freigrenze von (inzwischen 110 Euro) nicht übersteigen und
- der Mitarbeiter an nicht mehr als 2 Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr teilnimmt
- die Betriebsveranstaltung nicht länger als einen Tag dauert.
- Die auf teilnehmende Familienangehörige entfallenden Aufwendungen sind dem Mitarbeiter zuzurechnen und damit in die Üblichkeitsgrenze von 110 Euro einzubeziehen.
Diese Rechtsprechung ist nunmehr geändert worden. Es bleibt zwar bei der Üblichkeitsgrenze von 110 Euro aber nicht sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers sind in diese Grenzbetrachtung einzubeziehen.
Künftig gilt:
- Der Arbeitnehmer muss durch die Leistungen des Arbeitgebers anlässlich der Betriebsveranstaltung objektiv bereichert sind. Zu einer objektiven Bereicherung führen dabei nur solche Leistungen, die von den teilnehmenden Arbeitnehmern unmittelbar konsumiert werden können, also vor allem Speisen, Getränke und Musikdarbietungen.
- Aufwendungen des Arbeitgebers, die die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung betreffen (z.B. Mieten und Kosten für die Beauftragung eines Eventveranstalters) bereichern die Teilnehmer hingegen nicht und bleiben deshalb bei der Ermittlung der maßgeblichen Kosten für die Prüfung der Üblichkeit unberücksichtigt.
- Die Kosten der Veranstaltung sind nicht nur auf die Arbeitnehmer, sondern auf alle Teilnehmer (z.B. auch Familienangehörige) zu verteilen sind. Der danach auf Begleitpersonen entfallende Anteil der Kosten wird den Arbeitnehmern bei der Berechnung der Freigrenze nicht als eigener Vorteil zugerechnet.
Beispiel:
Der Arbeitgeber lädt die gesamten Mitarbeiter des Unternehmens zu einer Weihnachtsfeier in das Kongresscenter einer Großstadt ein. Es nehmen 500 Mitarbeiter und 500 Angehörige teil. Der Arbeitgeber trägt folgende Kosten für die Veranstaltung:
Miete für das Kongresscenter
30.000 €
Servicepersonal im Kongresscenter
10.000 €
Dekoration und Blumenschmuck
5.000 €
Organisation durch die Eventagentur
5.000 €
Speisen und Getränke
50.000 €
Live-Band
10.000 €
Übernachtungskosten
30.000 €
Gesamtkosten
140.000 €
Bisher waren sämtliche Kosten in den Wert einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen, also im Beispielsfall € 140.000. Bei der Prüfung der Freigrenze von € 110 wurden die Gesamtkosten durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt (also € 140.000 geteilt durch 500, so dass der Wert der Betriebsveranstaltung je Mitarbeiter bei € 280 liegt. Damit ist die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung für die Mitarbeiter – da unüblich – steuerpflichtig, weil die Freigrenze von € 110 überschritten ist.
Künftig sind nur noch die Kosten zu berücksichtigen, die den Mitarbeiter unmittelbar bereichern – also Kosten für Speisen und Getränke und die Live-Band. Das sind € 60.000. Dieser Betrag ist durch die Anzahl sämtlicher Teilnehmer zu teilen, so dass sich ein durchschnittlicher Wert von € 60 ergibt. Damit ist die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung künftig steuerfrei, da die Freigrenze von € 110.
In allen noch offenen Steuerfällen kann aufgrund dieser Rechtsprechung bereits gezahlte Lohnsteuer vom Finanzamt zurückgefordert werden, da die BFH-Rechtsprechung rückwirkend gilt.
Pauschbeträge für Geschäftsreisen
Seit der Reform von 2014 gelten veränderte Pauschbeträge für Geschäftsreisen.Insgesamt sind die Veränderungen gegenüber 2013 eher gering. Höhere Sätze als in diesem Jahr gelten 2014 etwa für Ägypten (40 statt 30 Euro), Ghana (46 statt 38), Kolumbien (41 statt 24), Südafrika (36 statt 30; in Kapstadt 38) und Mosambik (42 statt 30). Zum Teil deutlich gestiegen sind auch die Spesen für die mittelasiatischen Staaten Kasachstan, Tadschikistan und Turkmenistan. Für Polen gelten ab 2014 für die Städte Breslau, Danzig, Krakau und Warschau unterschiedliche Pauschbeträge, da sich die Lebenshaltungskosten in diesen Orten deutlich von denen im übrigen Land unterscheiden.
Für Travel Manager und Geschäftsreisende am wichtigsten dürften jedoch die Veränderungen der Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand für die USA sein. Für Atlanta etwa können Reisende 57 Euro berechnen (statt wie vor der Reform 40), für Houston 57 statt 38 Euro, für Miami 57 statt 48 Euro, für Washington 57 statt 40, für Boston 48 statt 42, für San Francisco 48 statt 41. Für die nicht einzeln aufgeführten US-Städte steigt der Spesensatz bei Reisekostenabrechnungen von bislang 36 auf 48 Euro.
Sehr viel höhere Spesen als 2013 können Reisende auch für die meisten der karibischen Staaten abrechnen, wo die Preise für Lebenshaltung zuletzt stark angestiegen sind.
Grundsätzlich ist zu beachten: Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.
Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
Selbstverständlich werden mit der Software-Lösung Viatos alle Dienst- und Geschäftsreisen, unabhängig vom Reiseziel gesetzeskonform nach dem EStG (bzw. dem BRKG und landesspezifischen Vorschriften für den öffentlichen Sektor) sowie den kundenspezifischen Reiserichtlinien berechnet.
BMF-Anwendungsschreiben zur Reisekostenreform 2014
Das Gesetz zur Vereinfachung des steuerlichen Reisekostenrechts tritt am 1.1.2014 in Kraft. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 30.09.2013 das endgültige Anwendungsschreiben zu den neuen gesetzlichen Neuregelungen des steuerlichen Reisekostengesetzes 2014 veröffentlicht.
Auf mehr als 50 Seiten erläutert das BMF, wie aus Sicht der Finanzverwaltung die neuen Regelungen ab dem 1.1.2014 anzuwenden sind.
Das Schreiben enthält insbesondere Hinweise zu folgenden Regelungen:
- Erste Tätigkeitsstätte, auswärtige Tätigkeit, weiträumiges Tätigkeitsgebiet, § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a, Absatz 4 EStG
- Verpflegungsmehraufwendungen, § 9 Absatz 4a EStG
- Vereinfachung der steuerlichen Erfassung der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten während einer auswärtigen Tätigkeit, § 8 Absatz 2 Satz 8 und 9, § 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10, § 40 Absatz 2 Nummer 1a EStG
- Unterkunftskosten, § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 und Nummer 5a EStG
- Reisenebenkosten
- Zeitliche Anwendungsregelung
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Merkblatt zur Reisekostenreform
Erfahren Sie jetzt welche 14 Themen der Arbeitgeber bis zum 1.Januar 2014 klären und regeln muss!
Das neue Merkblatt der Albertakademie erläutert die gesetzlichen Neuregelungen und deren Auswirkungen anhand von praktischen Beispielen.
Erfahren Sie mehr über:
- erste Tätigkeitsstätte
- neue Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand
- Mahlzeiten anlässlich einer Auswärtstätigkeit
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- doppelte Haushaltsführung
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Wie sicher ist mein Login zu Viatos?
Viatos hat gesicherte Zugänge durch Nutzerkennung und ein Passwort, das der Nutzer selbst ändern kann. Das Passwort ist nur dem Nutzer bekannt.
Wenn ich Viatos als Service nutze: wo liegen dann meine Daten?
Die Daten befinden Sie in einem nach IOS 27001 & 9001 zertifizierten Rehcenzentrum in Deutschland. Es wird eigene Server Technik betrieben auf die auch nur Viatos Zugriff hat.
Reisekosten 2015 auf DVD
Seit dem 1.1.2014 ist die Reisekostenreform in Kraft getreten. Das Einkommensteuergesetz wurde z.T. erheblich geändert. Zur Erläuterung dieser gesetzlichen Regelungen hatte das Bundesfinanzministerium am 30.9.2013 ein ca. 60 seitiges Schreiben veröffentlicht. Darin wurden die gesetzlichen Vorschriften aus Sicht der Finanzverwaltung beschrieben.
Inzwischen sind zahlreiche Problemfälle und Zweifelsfragen seit Veröffentlichung des BMF-Schreibens aufgetreten, zumal die gesetzlichen Neuregelungen erhebliche Änderungen gegenüber der bisherigen Rechtslage mit sich gebracht haben. Am 24.10.2014 hat daher das Bundesfinanzministerium ein geändertes BMF-Schreiben veröffentlicht, in dem eine Vielzahl von neuen Regelungen gegenüber dem alten Schreiben enthalten ist.
Damit Sie den Überblick behalten, was denn nun wann gilt und wie die neuen Regelungen umzusetzen sind, hat die ALBERTAKADEMIE auf einer DVD alle wichtigen Regelungen dargestellt und anhand praktischer Fälle erläutert werden. Die neue DVD können Sie nur von uns beziehen. Vorteil: keine Reisekosten und Sie können die Erläuterungen gemeinsam mit Kollegen am Arbeitsplatz oder zu Hause in aller Ruhe ansehen und anhören so oft Sie wollen.
- neuen Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand
- die Neuregelung der Besteuerung von Mahlzeiten
- die neue Festlegung der regelmäßigen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte)
- die neue Lohnsteuerpauschalierung für Mahlzeiten
- die neue Bescheinigungspflichten für Arbeitgeber
- die Neuregelung der Fahrkostenerstattung
- die Begrenzung der Übernachtungskosten auf 1000 Euro pro Monat
- und auch über die neue Regelungen bei doppelter Haushaltsführung.
Die DVD kostet nur 95 Euro zzgl. USt, inkl. Versandkosten.
Reisekostenrecht 2014
Das steuerliche Reisekostenrecht war bisher durch Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen geregelt. Nachdem der Bundestag das Gesetz zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts beschlossen hat, treten mit Wirkung zum 1. Januar 2014 nun erstmals umfangreiche gesetzliche Neuerungen für die steuerfreie Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber bzw. den Ansatz von Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers in Kraft.
Die regelmäßige Arbeitsstätte, der zentrale Begriff des Reisekostenrechts, wird als „erste Tätigkeitsstätte“ neu definiert. Daraus ergeben sich künftig zum Teil erhebliche Änderungen bei der Reisekostenerstattung und der Versteuerung von Dienstwagen. Durch die Neuregelungen bzgl. der Verpflegungspauschalen ändern sich die Voraussetzungen für Erstattungen und teilweise auch deren Beträge. Bei den arbeitgeberveranlassten Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten entfällt künftig die Versteuerung der Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert. Dafür müssen die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand je nach den vom Arbeitgeber gewährten Mahlzeiten gekürzt werden.
Da alle wesentlichen Bereiche der Reisekostenabrechnung von der Reform betroffen sind, sollten die Änderungen möglichst frühzeitig von den Unternehmen berücksichtigt werden.
Die Reisekostenreform hat zudem direkte Auswirkungen auf die Bereiche Personal in der Entgelt- und Reisekostenabrechnung, die Finanzbuchhaltung und das Controlling. Daher müssen unterschiedlichste Projektbeteiligte rechtzeitig mit einbezogen werden. Die Überarbeitung der Reiserichtlinien wird in den meisten Unternehmen damit ebenso notwendig sein wie Anpassungen von Softwarelösungen.
„Regelmäßige Arbeitsstätte“ wird durch „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt
Es gibt nur noch eine erste Tätigkeitsstätte, diese ist die „ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, der dem Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist“. Die Zuordnung erfolgt vorrangig durch arbeits- und dienstrechtliche Festlegung.
· Eine dauerhafte Zuordnung wird insbesondere vor allem dann angenommen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, oder für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Arbeitsstätte tätig werden soll.
Verpflegungsmehraufwand
· Bezüglich des Verpflegungsmehraufwands gibt es nur noch ein zweistufiges Modell der Pauschbeträge.
- Eintägige Auswärtstätigkeiten (mehr als 8 Stunden): 12 €
- An- und Abreisetag (mehrtägige Auswärtstätigkeit): 12 €
- Auswärtstätigkeit (kein Anreise- oder Abreisetag): 24 €
· Kann der Mitarbeiter einen Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand geltend machen, entfällt die bisherige Möglichkeit, die gewährten Mahlzeiten – wie zum Beispiel das Frühstück – mit dem Sachbezugswert anzusetzen. Es muss vielmehr der Pauschbetrag gekürzt werden: minus 20% für ein gewährtes Frühstück und je 40% für ein Mittag- oder Abendessen.
Wertgrenze von Mahlzeiten
Die Wertgrenze für übliche Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber während einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung gestellt und mit dem Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand verrechnet werden können, erhöht sich von bisher 40 Euro auf 60 Euro. Mahlzeiten mit einem Wert von mehr als 60 € müssen künftig voll versteuert werden. Hat der Mitarbeiter keinen Anspruch auf den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand (wenn z.B. die Reise nicht länger als 8 Stunden gedauert hat), ist künftig der amtliche Sachbezugswert zu versteuern – aber auch hier gilt die o.g. 60€-Grenze.
Uwe Albert
Diplom-Betriebswirt Uwe Albert befasst sich bereits seit 40 Jahren intensiv mit dem Lohn- und Einkommenssteuerrecht und ganz speziell mit dem Reisekostenrecht.
Herr Albert verfasste bereits zahlreiche Beiträge für diverse Fachzeitschriften, wie z.B.
- Finanzrundschau,
- Der Betrieb,
- Deutsches Steuerrecht,
- Betriebsberater und
- Deutsche Steuerzeitung.
Darüber hinaus ist Herr Albert Herausgeber des Handbuchs ‚Reisekosten 2014‘ (Verlag E. ALBERT)
Uwe Albert war dreißig Jahre für die Arbeitnehmer-Besteuerung im Hamburger Tchibo-Konzern verantwortlich und war u.a. für das Travel Management zuständig.
Die Albertakademie veranstaltet u.a. Seminare zum Lohnsteuer- und Reisekostenrecht (EStG) und zum Bundesreisekostengesetz (BRKG).