Wurden Reiserichtlinien (RRL) aktualisiert, so müssen diese Änderungen natürlich umgehend den betroffenen Mitarbeitern aufgezeigt werden.

Wurden nur bestimmte Vorgaben der Richtlinie geändert, die nur für einen Teil der Belegschaft relevant sind, sollten auch nur diese Personen explizit informiert werden. Dies gilt beispielsweise auch für Reisewarnungen bestimmter Zielgebiete.

Idealerweise versendet der Travel Manager eine kurze, informative E-Mail mit nur einem Link oder beigefügten Dokument, in dem die Änderungen zusammengefasst oder farblich hervorgehoben sind. Die hierfür notwendigen individuellen E-Mail-Verteiler zu erstellen ist meist mühsam, zeitintensiv und auch fehleranfällig.

Hier kann eine Reisekosten-Software eine sehr sinnvolle Unterstützung bieten indem Reisenden-Gruppen über eine Reportingfunktion erstellt werden.

Getreu dem Motto: „Weniger ist oftmals mehr“, rate ich Ihnen, nicht immer alle Mitarbeiter über Änderungen zu informieren, sondern stets gezielt die richtigen Reisenden.

E-Mail-Verteiler für spezielle Reisenden-Gruppen erstellen Sie am besten in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung Ihres Unternehmens und, wenn möglich, nutzen Sie die Reporting-Funktionen Ihrer Reisekosten-Softwarelösung!

Beispiele für gruppenspezifische Themen:

• Änderung der Mindestabwesenheitszeit für Verpflegungsmehraufwand von ‚AB 8 Stunden‘ (bis 2013) auf ‚MEHR als 8 Stunden‘ (seit 1.1.2014) (Gruppe Inland-Außendienst)
• Änderung der bevorzugten Interkontinental-Fluggesellschaft (Auslandsreisende)
• Neuregelung für Firmenwagen (Gruppe Inhaber Firmenwagen)

Um die reisespezifischen Informationen an die betroffenen Reisenden zu kommunizieren empfehle ich, die E-Mail-Verteiler stets aktuell zu halten.

In schnell wachsenden Unternehmen hat sich die Einführung sogenannter „Newcomer Days“ bewährt, die sich natürlich für weit mehr eignen als die Kommunikation der Reiserichtlinie.

Ein Travel Manager kann hier u.a. folgende Fragen aufwerfen bzw. beantworten:

• Wie wird in unserem Unternehmen gereist?
• Wie war es bei Ihrem vorherigen Arbeitgeber?
• Worauf müssen Reisende bei uns achten?

Sind Vorgaben der Reiserichtlinien

a) umsetzbar?

b) zumutbar?

c) sinnvoll?

d) Welche Effekte sollen die Reiserichtlinien erzeugen und welche Effekte sind tatsächlich erkennbar???

Jedem Travel Manager möchte ich an’s Herz legen, die Reiserichtlinien in regelmäßigen Abständen (mindestens jährlich) zu prüfen und ggfs. anzupassen.

Der letzte Teil dieses kleinen Leitfadens für das Kommunikationskonzept Ihrer unternehmensspezifischen Reiserichtlinien befasst sich mit der Kommunikation „nach Oben“.