Der Viatos Archiv-Adapter
Der Viatos Archiv-Adapter ermöglicht die automatische Übertragung abgerechneter Reisen mit hochgeladenen Dokumenten (Tankbelege, Hotelrechnungen etc.) sowie Ergebnisdaten in einem beim Kunden bereits vorhandenen Dokumenten-managementsystem (DMS) und unterstützt so die revisionssichere (rechtskonforme) Langzeit-Archivierung. Sämtliche erfassten und getätigten Reisen lassen sich auch nach ihrer Abrechnung aus der Reiseliste des jeweiligen Mitarbeiters in Viatos mit allen dazugehörigen Dokumenten abrufen.
Das Viatos Archiv-Modul
Das Viatos Archiv-Modul ermöglicht unseren Kunden, die noch kein eigenes Dokumentenmanagementsystem im Einsatz haben, eine revisionssichere (rechtskonforme) Archivierung als Software-as-a-Service-Dienstleistung. Alle erfassten Reisen mit den dazugehörigen Dokumenten und Ergebnisdaten werden nach Finalisierung der Reise mit Hilfe des Viatos Archiv-Moduls in einem revisionssicheren Archiv gespeichert. Somit stehen dem Kunden sämtliche archivierten Dokumente und Daten zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung.
Gesetzliche Regelungen
Bei der digitalen Archivierung unterliegen die archivierenden Unternehmen & öffentlichen Institutionen folgenden gesetzlichen Regelungen, um einer rechtskonformen Ablage nachzukommen:
- § 238 ff. HGB
- § 257 HGB
- § 261 HGB
- § 140 – 148 AO
- § 371, 371a, 144 ZPO
- § 14b Abs. 1 UStG
Der Begriff der revisionssicheren Archivierung repräsentiert die Prinzipien der digitalen Archivierung.
Eine revisionssichere Archivierung muss die folgenden Vorgaben erfüllen:
- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
Datenspeicherung und Sicherheit
Die Datenspeicherung erfolgt in einem ISO 27001 zertifizierten deutschen Rechenzentrum in Form einer Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung. Unser Rechenzentrums-Dienstleister steht für hochwertige Sicherheitsarchitektur und state-of-the-art-Maßnahmen für Datenschutz & Datensicherheit.
Viatos geht bei der Frage des Serverstandortes keine Kompromisse ein. Deshalb können Sie stets einen Rechenzentrumsbetrieb innerhalb Deutschlands aufBasis der strengen deutschen Rechtslage von Viatos erwarten.