Business Travel Management mit Viatos

Reisekosten senken mit der Software Viatos – 20 Jahre Erfahrung

Viatos ist die Lösung für das moderne Reisekosten-Management in privatwirtschaftlichen Unternehmen und Institutionen des öffentlichen Rechts. Von der Planung, Beantragung bis zur Abrechnung und Prüfung von Reisen unterstützt Viatos flexibel und mit intuitiver Bedienbarkeit. Dabei gehen wir gezielt auf die spezifischen Bedürfnisse unserer Kunden ein:

  • Abbildung von Antrags- und Genehmigungsprozessen in flexiblen, elektronischen Workflows
  • Integration des Reisemitteleinkaufs (Buchungsplattformen (Online Booking Tools (OBE/OBT), Geschäftsreise-Kreditkarten)
  • Berücksichtigung steuer- und reiserechtlicher Vorgaben (deutsches EStG und auf Wunsch auch ausländische Vorgaben) sowie im öffentlichen Sektor BRKG und LRKG
  • Berücksichtigung interner Reisekostenrichtlinien
  • Mobiles Arbeiten mit der Smartphone-App vor, während und nach der Reise

Viatos ist die passgenaue Lösung für zeitgemäßes, effizientes Reisekosten-Management. Lassen Sie sich von uns beraten!

Vorteile im Überblick

  • Browserbasiert
  • Maßgeschneiderte Reisekosten-Lösung
  • Komfortabel & intuitiv bedienbar
  • Als SaaS (Software-Miete) oder als Lizenz-Software (Inhouse-Lösung)
  • Höchstes Datenschutz-Niveau
  • Zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland für die Viatos SaaS-Lösung
  • Rechnet, beantwortet Eingaben in Echtzeit (Web 2.0-Standard)
  • Erlaubt mehrstufige Genehmigungsprozesse nach kundenspezifischen Vorgaben
  • Setzt interne Reisekostenrichtlinien um
  • Bildet auch komplexe Aufbau- und Ablauforganisationen ab
  • Auf Wunsch papierlose Prozesse und elektronische Archivierung
  • Berücksichtigt steuerrechtliche Vorgaben
  • Bindet Onlinebuchungsplattformen (OBE/OBT) und Kreditkarten-Daten ein
  • sorgt für detaillierte Kostentransparenz
  • Daten für Finanzbuchhaltung, Entgeltabrechnung und mehr zur Weiterverarbeitung auf Knopfdruck
  • beschleunigt Genehmigungsprozesse und Reisekosten-Erfassung mit der Smartphone-App

Viatos: Die Lösung für Reisekosten-Management

Viatos optimiert Prozesse. Senkt Kosten.

Reisekosten als einfachste Nebensache der Welt – mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft und Rechtssicherheit der Ergebnisse. Wenn dies Ihre Ziele sind, haben Sie mit Viatos den richtigen Lösungsanbieter gefunden.

Viatos bildet den gesamten Prozess rund um die Abrechnung von Reisekosten ab: von der Reiseplanung bis zur Prüfung und Übergabe der Daten an andere Systeme erreichen Sie einen nahtlosen Prozess, der Mehrfacheingaben ein für alle Mal beendet und administrative Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert.

Vor der Reise

Reiseanträge werden papierlos und, wenn gewünscht, für festgelegte Mitarbeitergruppen oder auch nur bei Vorliegen bestimmter Gründe durchgeführt. So unterstützt Viatos die Einhaltung der Reiserichtlinien effizient.

Benötigte Reisemittel wie Flüge, Bahnfahrten, Hotelübernachtungen oder Mietwagen können angegeben werden und so den Buchungsprozess vorbereiten.

Bezahldaten der Reisestellen-Kreditkarte (sog. Company Account) gelangen automatisch in Viatos und können zügig der Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden, ebenso wie Buchungsdaten der Reisemittel aus dem Reisebüro.

Die Genehmigung von Dienstreisen durch Vorgesetzte jederzeit auch über mobile Geräte ist genauso selbstverständlich wie die mehrstufige Integration anderer Unternehmensprozesse wie Einkauf, Sekretariat, Personal, Buchhaltung und Reisestelle.

Während der Reise

Die Daten aus der Bezahlung von Reiseaufwendungen durch den Reisenden mit seiner persönlichen Kreditkarte
(z.B. AirPlus Corporate Card) fließen tagesgenau direkt in die Reisekosten Software Viatos und werden dem entsprechenden Mitarbeiter und der jeweiligen Dienstreise zugeordnet.

Zeitaufwändige manuelle Zuordnungen entfallen. Mit mobilen Anwendungen wird Viatos orts- und zeitunabhängig und beschleunigt die Erfassung.

Nach der Reise

Die Reise wird effizient und kostensparend nach internen Reisekostenrichtlinien sowie rechtlichen und steuerlichen Aspekten geprüft und abgerechnet.

 Alle eingegebenen Daten und eventuell hochgeladenen elektronischen Dokumente stehen im gesamten Workflow zur Prüfung und, wenn nötig, zur Korrektur zur Verfügung.

Systeme für Finanzbuchhaltung, Entgeltabrechnung, Controlling und mehr können über automatisierte Schnittstellen mit den relevanten Reisekosten-Abrechnungsdaten versorgt werden. „Viatos erledigt auch die revisionssichere Archivierung aller hochgeladenen Dokumente automatisch.“

Ein leistungsfähiges Reporting mit Standardauswertungen und individuellen Berichten bringt höchste Transparenz über die Reisekosten und bildet so die Grundlage für eine zielgerichtete Steuerung des Reisebudgets.

Leistungsfähig + Flexibel

webbasiert, komfortabel, schnell

Viatos ist von jedem Ort und zu jeder Zeit über das Internet erreichbar, auch mobil mit der Viatos-Reisekosten-App. Außerdem rechnet und beantwortet die Software Ihre Eingaben in Echtzeit, so dass fehlerhafte Angaben sofort korrigiert werden können. Freigabeprozesse werden beschleunigt und entbürokratisiert.

 ganzheitlich und integrativ

Viatos wird individuell in vorhandene Unternehmens- IT integriert und bildet die komplette Planung, Abrechnung und Prüfung von Reisekosten ab. Sie integriert sowohl unternehmensinterne Workflows (Genehmigung, Buchung, Zeiterfassung, Abrechnung und Auswertung) und als auch externe Prozesse wie den Reisemitteileinkauf über Buchungsplattformen und die Bezahlung über Kreditkartenanbieter.

 kostensenkend, prozessoptimiert

Viatos senkt die Prozesskosten im Reisekostenbereich erheblich. Mobile Erfassungsmöglichkeiten und Integration von Buchungsportalen und Kreditkarten, sowie die Anbindung an die firmeninterne EDV senken den Zeitaufwand für die manuelle Erfassung deutlich. Zudem erfolgen Prüfung und Abgleich mit Reiserichtlinien, rechtlichen Aspekten sowie Währungswechsel automatisch und tagesaktuell.

 SaaS, modular

Sie sagen uns, was Sie benötigen. Wir passen Viatos modular für das Reisekosten-Management Ihres Unternehmens oder Ihrer Institution an und begleiten die Einführung Ihrer neuen Lösung persönlich Schritt für Schritt. Der modulare Aufbau von Viatos erfüllt individuelle Anforderungen mit einem hervorragenden Preis-Leistungsverhältnis. Ihr Viatos kann jederzeit mit Ihren Wünschen wachsen:  Erweiterungen sind zu jedem späteren Zeitpunkt möglich.

Viatos steht als moderne Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung aber kann ebenfalls auch auf der kundeneigenen Server-Infrastruktur betrieben werden.

flexibel, skalierbar, mandantenfähig

Höchst flexibel bildet Viatos die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens ab. Viatos ist skalierbar und mandantenfähig, so dass die Software für alle Unternehmensgrößen – in Deutschland oder weltweit – eingesetzt werden kann. Optional gibt es eine White-Label Option für kundenspezifisches Look and Feel. Erweiterungen und Anpassungen im laufenden Betrieb sind möglich.

 exakt, rechtssicher, transparent

Web 2.0-Technologie ermöglicht die unkomplizierte & intuitive Erfassung aller Reisedetails, Eingaben werden in Echtzeit Plausibilitätsprüfungen unterzogen und mit internen und externen Vorgaben abgeglichen. So beherrscht Viatos u.a. die Hinterlegung folgender Rahmenbedingungen:

Für Unternehmen:
-Deutsches Einkommensteuergesetz (EStG)
-Unternehmensspezifische Reiserichtlinien mit Abweichungen
zum Gesetz
-Ausländische Regelungen

Für Institutionen des öffentlichen Sektors:
-Bundesreisekostengesetz (BRKG)
-Landesreisekostengesetze (LRKG)
-Institutionsspezifische Abweichungen von den Gesetzen

Zusatzmodule

Viatos wächst mit Ihren Anforderungen

Wachsen die Anforderungen in puncto Reisekostenmanagement, wächst Viatos einfach mit: Optional werden E-Mails oder mobile Apps in den Genehmigungsprozess eingebunden, so dass der vielbeschäftigte Chef auch von unterwegs aus mittels seines Smartphones reagieren kann. Ein echter Zeitgewinn!

Mobile Apps

Zur Beschleunigung von Genehmigungsprozessen steht die Viatos Smartphone App für iOS (iPhone) und Android zur Verfügung. Reisende können so eine zügige Freigabe ihres Reisewunsches erhalten.

Unterwegs können die Mitarbeiter Reisevorgänge anlegen und Belege fotografieren, so dass sie im nächsten Moment bereits online in der Abrechnung auftauchen.

Kreditkartenschnittstelle

Bezahldaten aus Kreditkarten ermöglichen eine große Beschleunigung bei der Erfassung von Reisekosten.

Bereits bei der Bezahlung von Reiseleistungen entstehende Daten können automatisch in die Abrechnung des jeweiligen Mitarbeiters eingespielt werden, so dass nur noch die Zugehörigkeit zur Reise bestätigt werden muss. Ohne manuelle Eingaben und, je nach Kartenanbieter, auch in täglichem Rhythmus.

Dies funktioniert mit Viatos für

-Reisestellenkarten (auch „Company Account“ oder „BTA“) und

-Persönliche Kreditkarten (auch „Corporate Cards“)

Viatos bietet diese hilfreiche Erweiterung für Karten des Partners  Lufthansa AirPlus sowie von American Express und der Degussa Bank.

Wechselkurse

Sobald Reisekostenbelege in Fremdwährungen auftauchen, erweisen sich hinterlegte Wechselkurse als großer Vorteil: Ist zum Beispiel die Hotelrechnung in US-Dollar oder Schweizer Franken ausgestellt, rechnet Viatos den Betrag automatisch in Euro um – und zwar nach den rechtlichen Vorschriften zu dem offiziellen Kurs, der an dem Tag Gültigkeit hatte. Die tagesaktuellen Währungs- und Wechselkurse bezieht Viatos automatisch über eine Schnittstelle zur EZB (Europäische Zentralbank).

Reporting

Dynamisch generierte Reports ermöglichen Kostentransparenz auf allen Ebenen der Dienstreise und verursachergenaue Zuordnung nach Kostenstellen, Projekten, Mitarbeitern und vielen weiteren Markmalen. So ergeben sich für Ihre Organisation umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten auf Knopfdruck.

Auf Wunsch versorgt Viatos auch nachgelagerte Business Intelligence Systeme mit Daten für tiefergehende Analysen.

CO2-Emissionen

Für Unternehmen, die die CO2-Emissionen ihrer Geschäftsreisen erfassen und bilanzieren möchten oder müssen, hat Viatos die nachhaltige Mobilität messbar gemacht. Basierend auf dem anspruchsvollen, vom Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) und der Klimaschutzagentur Atmosfair erarbeiteten Standard, bietet Viatos auf Belegebene die systematische, vollständige Datenerfassung aller CO2-relevanten Geschäftsaktivitäten. Der Datensatz kann im Atmosfair-kompatiblen Format direkt an die Klimaschutzorganisation exportiert werden

Elektronisches Archiv

Die klassischen Papierdokumente werden zunehmend von digitalen Dokumenten verdrängt. Neben E-Mails sind hier vor allem digital bzw. gescannt vorliegende Rechnungen sowie elektronisch erzeugte Belege von Bedeutung. Sowohl deren Verarbeitung, Speicherung als auch Bearbeitung im Wege einer mobilen Erfassung von unterwegs ist inzwischen nahezu unausweichlich. Diese neuen Möglichkeiten aber auch Anforderungen der digitalen Verarbeitung erfordern Lösungen, die im Einklang mit den Vorgaben des Gesetzgebers stehen.

Bis zum 31.12.2014 wurden der Zugriff und der Umgang mit elektronischen Systemen sowie insbesondere die Dokumentenspeicherung in verschiedensten Quellen geregelt. Maßgeblich waren hier die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ und die„Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).“


Mit Gültigkeit ab dem 1. Januar 2015 traten anstelle der GDPdU und der GoBS neue Vorgaben des Bundesfinanzministeriums in Kraft, die durch ein BMF-Schreiben vom 14. November 2014 publiziert wurden. Von nun an gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung vonBüchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Mit dem Inkrafttreten der GoBD wurden erstmals die zusammengehörigen Vorschriften für den ordnungsgemäßen Umgang mit Dokumenten in elektronischer Form an einer einzigen Stelle festgehalten und um aktuelle Themen ergänzt.Viatos unterstützt Sie bei der Erfüllung dieser Anforderungen und somit bei der Umsetzung eines rechtssicheren papierlosen Reisekosten-Prozesses bis zum Schluss.

Viatos bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Dokumente rund um die Reise via Viatos Archiv-Adapter oder aber Viatos Archiv zu archivieren.

Datenspeicherung und Sicherheit

Datenspeicherung und Sicherheit

Die Datenspeicherung erfolgt in einem ISO 27001 zertifizierten deutschen Rechenzentrum in Form einer Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung. Unser Rechenzentrums-Dienstleister steht für hochwertige Sicherheitsarchitektur und state-of-the-art-Maßnahmen für Datenschutz & Datensicherheit.

Viatos geht bei der Frage des Serverstandortes keine Kompromisse ein. Deshalb können Sie stets einen Rechenzentrumsbetrieb innerhalb Deutschlands aufBasis der strengen deutschen Rechtslage von Viatos erwarten.